超级重磅：自动生成word附注！！

嵩人

无意间，在某音上看到某个主播，把excel中的某个单元格复制，然后粘贴到word上，这个粘贴，可以粘贴成链接。如果excel中的数据有变，刷新一下word中的链接，就能把excel里面的数据给取过来。如何实现自动更新附注，这个是我很久之前就考虑的问题，那时还是2018年。同事说，某信有人搞了个工具，能自动更新附注。我下载了看下，原来是用邮件合并搞的。理论上能搞出来，但是邮件合并有个缺点，它要在excel表上横着填数，而且只能填一行。其实就相当于把附注所有的单元格都拆散，横着排成一排在excel上面，不好用。那时候我就想，能不能让word中的单元格链接到excel中的单元格？这样不就能实现一一对应了吗！而且不用破坏excel中的格式，简直完美。那时候也只是个想法，以为要用vba或者其他更高级的技能才能实现，不是我等菜鸟所能完成的。于是就没有深入研究了。最近，在抖音上看到某个excel主播在直播，讲的是在word中链接excel中的某个表格！他讲的是，企业的财务人员要向领导定期汇报某个数，如果做成链接的话，以后刷新一下链接就能向老板汇报了。看到这里，脑海中突然迸发出一句歌词：我的天空星星都亮了！我可以把它运用到审计附注中，就能自动把excel中的附注更新到word中了！于是，我开始做各种测试，研究了一段时间，把各种问题都解决了，比如excel有增加行、删除行怎么办，如何快速写链接，如何在写链接的时候不改变word的格式，如何替换链接。解决了这些问题之后，就有了今天的课程。不用VBA，不用辅助软件，直接在word和excel中就能操作，就算是实习生也能学会！下面我们就开始详细的讲解——1、确定统一的附注模板每个所都有自己的附注格式，确定好word附注格式之后，就把它复制粘贴到excel中，然后调整一下格式，就得到了excel的附注格式。附注有很多内容，我们只要把货币资金的附注，一直到现金流量表的附注粘贴到excel中就可以了，这些注释都是表格化的，比较统一。像后面的关联方交易等，这些就不要了。2、把链接贴到word中在excel中复制，然后在word开始选项卡中粘贴那里有个下拉箭头，点一下，点选择性粘贴，然后点粘贴链接，右边就选无格式文本，最后点确定。如下图。
如果每一个单元格都重复上面的步骤，还是挺费时间的，为了加快粘贴速度，我们可以把上述步骤录制一个宏。录制宏的方法：①复制excel中的一个单元格（任意一个）②在word中点“开发工具”选项卡，点“录制宏”，会出现下面窗口，


然后点键盘，按一下你想要的快捷键，比如control+Q，点确定。③在word开始选项卡中粘贴那里有个下拉箭头，点一下，点选择性粘贴，然后点粘贴链接，右边就选无格式文本，最后点确定。④在开发工具选项卡中点停止录制。这样，宏就录制好了。录制好宏之后，在excel中复制单元格，然后把光标点到word中对应的单元格，然后按一下control+Q就把链接粘贴过去了（因为我们在录制宏的过程中把宏的快捷键定义为control+Q，所以就是按control+Q。把每一个word附注的表格都贴上链接之后，模板就做好了。然后我们在excel中填附注，把excel中的附注填好之后，全选word中的内容，然后按一下F9，excel中的内容就能通过链接更新到word中了！如果链接比较多，这个过程可能需要1~2分钟，电脑的CPU越好，等待的时间就越少，做审计的同学，一台好电脑肯定是必须的啦。3、如果事务所的附注格式多种多样怎么办？比如说我们写好了一个word模板，但事务所有很多附注格式，一会儿用这个，一会儿用那个，没有统一的附注格式，那岂不是每一次都要重新粘贴一次链接？那还不如直接在word上贴数，在word上贴数还能一个个表格贴，贴链接只能一个个单元格贴。这就要事务所统一附注格式。正常情况下，每个事务所都有自己的统一的附注格式，比如天健有天健的格式，四大有四大的格式，这些格式是不会变的。如果你们事务所还没有统一格式，那就赶紧统一一下附注格式，要不然每个客户用一个格式，那效率就太低了。在建工程、管理费用、销售费用等，有些公司会有将近20个明细的，我们在做excel模板的时候，后面可以多留十几行，遇到明细特别多的也够写了。4、如果excel中有删除行，或者增加行，怎么办？在word中写好链接之后，如果excel删除或者增加行，word中的链接是不会跟着变的。这样就会导致后面的数都取错行了。这个怎么解决？其实也很好解决！因为事务所的附注模板都已经固定下来了，我们把每个科目的附注格式都放到excel中，就不用删除行了！对于在建工程、管理费用、销售费用等，有些公司会有将近20个明细的，我们在做excel模板的时候，后面可以多留十几行，遇到明细特别多的也够写。5、如果准则变了，出现了新的科目，需要增加行或者删除行怎么办？比如去年执行新租赁准则，出现了使用权资产、租赁负债，这2个科目的附注如果插进去的话，就要增加行或者删除行了，这个怎么办？我们没必要在中间插入行，而是把租赁负债和使用权资产这2个科目写在附注的最后，然后再给它们链接一下就可以了，这是一个小修改，花费的时间很少。如果我们插入行的话，从插入那个地方开始，一直到最后的word链接都要重新贴。所以说，对于小的改变，把科目做到最后就可以了。只有大的改变才需要重写word链接，比如事务所的附注格式大改，这种情况就要重新贴word链接了。6、如何知道excel模板是否增加行或删除行。我们可以给它搞几个验证。比如我们在第100行，也就是K100这个单元格天上100，然后在k800这个单元格写上800，在K2277这个单元格写上2277。2277表示的是附注一共有2277行，它已经是最后一行了，这样验证就能包含整个附注。然后在附注前面写上这3个验证公式：=ROW(K100)-K100，=ROW(K800)-K800，=ROW(K2277)-K2277。
我们做好模板之后，就写上这3个公式。如果有人在上面增加行或者删除行，这3个验证就不等于0。7、如果模板是别人做好的，路径是别人电脑上的路径，怎么把它变成自己电脑上的路径呢？用替换功能。我们做好word模板之后，可能会发给其他同事用，但是word上面的链接还是自己电脑上的，其他同事就可以通过替换的功能，把链接替换成他电脑上的链接。具体操作：①按住alt+F9，就能看见完整的路径了。下面画红线的就是我电脑中excel版附注银行存款期末数的路径。


如果这个excel模板是我给你的，上面的路径就是我电脑的路径，你只要把这个路径换成你的电脑的路径就可以了。②在开始选项卡中点替换




有同学可能不知道他的excel附注模板的完整路径是什么，不知道如何快速获取自己电脑中的excel附注模板的位置。这也好办，在你的excel中随便复制一个单元格，然后粘贴到word中（随便一个空白的地方就行），像之前那样粘贴为链接，然后按住alt+F9，这样就能看到你电脑上的路径了。最后把路径填到替换的窗口那里，点全部替换。这样就能把所有的链接替换成你电脑上的路径。你在电脑上填好excel附注之后，刷新一下，excel的附注就能全部过到word中了。8、链接太多会不会卡？经过测试，即使是1000多个链接，最多也就1分多钟，没关系的。9、对word版本有要求吗？我用的是office2016，2016之前的版本没有测试过，如果大家没法粘贴链接，建议升级office版本。有些同学是用WPS的，我不建议大家用WPS，感觉这玩意儿就是office的阉割版，很多功能都用不了。做为审计人员，肯定是要用office的！！！千万别用WPS。10、word中可以增加科目或者删除科目吗？可以的！word中的科目随便删，即使是写过链接的科目也是可以删的。因为咱们这个功能，是从excel中取数的，要保证的是excel的格式不能变（不能增加行、删除行），word可以根据实际情况，随便改！11、组合在excel里面，可以把没有数的科目，通过组合把它藏起来。



就是在数据选项卡，比如你想隐藏货币资金，就选择货币资金那几行，然后点组合，最左边就会出现个“-”号，点击一下这个减号，货币资金就被隐藏起来了。隐藏之后，减号就会变成加号，点击一下加号，就取消隐藏了。
内容就讲到这里啦。如果大家想要视频课件教程的，或者想需要更多学习资料的，请关注我的微信公众号：少年怒

白立杰

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